Integração Odoo com a plataforma Nuxeo para gestão documental

As ferramentas de gestão e os processos de negócio de uma organização (gestão de clientes, compras, recursos humanos, produção, armazém, etc) utilizam e produzem documentos incluindo orçamentos, faturas, contratos e até mensagens de correio electrónico ou outra correspondência.

O tratamento destes conteúdos, incluindo a classificação, organização e disponibilização para consulta de forma eficiente é fundamental para a eficiência do negócio.

A solução desenvolvida pela Multibase permite que todos os documentos gerados pelo ERP ou que sejam anexados aos vários registos (por exemplo faturas, documentos de identificação dos colaboradores, etc) sejam arquivados de acordo com uma estrutura definida à medida no sistema de gestão documental Nuxeo, por modelo e de forma dinâmica. Por exemplo, as faturas podem ser arquivadas por ano e por mês, os cartões e documentos do colaborador por tipo, os relatórios por tipo, etc.

As principais caracteristicas da solução são descritas nos pontos seguintes. Para mais informações entre em contacto connosco.

 

Descrição técnica

NomeIntegração Odoo-Nuxeo
Nome Técnicomb_ecm_nuxeo
Dependênciasbase, document

As dependências são módulos incluídos no Odoo e são instalados automáticamente pelo módulo.

 

Configuração

A configuração é efectuada nas configurações da Empresa no Odoo (Configurações > Empresas > Configuração de Arquivo), como é mostrado abaixo:

Attachment Processing

 

Campos de configuração do módulo

 

Attachment Processing

 

Nuxeo URL:Full Nuxeo URL (e.g. http://example.com/ or http://example.com:8080/)

Nome de Utilizador:Nome de Utilizador do Nuxeo

Senha:Senha do Nuxeo (Documents will be created using this user. Document access rights can be managing via Nuxeo ACL)

"Test Connection" button:When invoked, it will try to connect to Nuxeo with the specified details above and will return a response whether the connection is successful or not.

"Call Nuxeo" button: When invoked, it will call the module's main routine, which is to process attachments and send them to the specified Nuxeo server, using a path configuration.

 

Attachment Processing

 

Checkbox “Processamento de anexos?”:Seleccionar para ativar o módulo e processar os anexos enviando-os para o Nuxeo de acordo com a configuração das Associaçãos de modelos.

Associação de Modelo:A maioria dos modelos (ou objetos) no Odoo podem ter documentos anexados. Este campo permite-nos especificar caminhos personalizados do Nuxeo para cada modelo. Cada registo neste campo one2many é designado por Associação de Modelo.

 

Associação de Modelo

Depois de carregar no "adicionar um item" na lista, a seguinte caixa modal é mostrada:

Creating a model association

Nome do modelo: Nome do modelo (ou objectos) de onde processar os anexos (e.g. res.partner).

Caminho para a raiz: Caminho para a pasta raiz do repositório no Nuxeo. Esta pasta tem que existir.

Associação do caminho: Este campo permite criar caminhos dinâmicos no Nuxeo, usando os dados do modelo de entrada aoqual cada anexo está associado. Por exemplo, usando o módulo CRM do Odoo, nós podemos ter uma pasta chamada "Parceiros" e nessa pasta criar dinâmicamente subpastas para cada parceiro, usando o seu nome ou outro campo no modelo. Para mais informações de como criar associações de caminhos, (Ver abaixo como criar um caminho de associação).

Activo: Se a associação ao modelo estiver ativa os anexos associados serão processados. Se a associação ao modelo não estiver ativa os anexos associados serão ignorados.

 

Criar um caminhos de associação

 

Existem três tipos de valores que pode usar para criar a estrutura do caminho:

  • Nome de uma pasta estática
  • An attachment's filename
  • O valor de um campo do modelo
  • O valor de um campo de outro modelo, referenciado por um campo one2many

Especificando os campos de data

Para a associação de caminhos, temos mais uma checkbox que se chama "is datetime field". Tem a finalidade de indicar que o parâmetro ou o nome do campo de referência é a uma data ou datetime do tipo de campo.

 

Attachment Processing

 

Data field type

Indicates the type of date time field.

 

Datetime format string

A string which accepts python's _strftime()_ formatting.

Example values:

"Accounting %Y" will be converted to "Accounting 2014"

"%Y-%m-%d" will be converted to "2015-10-24"

 

Parsing attachment filename

It is possible to create a path association by parsing the attachment's filename and saving it to a specific folder. This is useful in case a model generates more than one report and we have to archive them in different folders.

Attachment Processing

 

When we select this option, we have to fill in two fields:

Lookup Type

Indicates the type of lookup. Available options are:

  • Regex
  • Start of string
  • End of string
  • String includes

 

Lookup string

The string to search for in the filename, according to to the lookup type defined above.

Example configuration for the accounting module:

The following example is an invoice structure, sorted by date. The final path configuration will be:

< month and year > / "Customer Invoices" or "Supplier Invoices" / Customer's name

The model association will look like this:

Attachment Processing

 

First, the date field:

Attachment Processing

 

Assuming the customers' invoices start with "INVC", the association will be:

Attachment Processing

 

Assuming the suppliers' invoices start with "INVS", the association will be:

Attachment Processing

 

Finally, for the Customer's / Supplier's name:

Attachment Processing

 

Execução

Existem duas formas de executar o processo de exportação.

  • Automático
    Quando a checkbox “Processamento de anexos” está selecionada, o módulo irá criar automaticamente uma acção e executá-la, por omissão será executada a cada 5 minutos.
  • Manual
    O processo pode ser executado manualmente clicando no botão "arquivar documentos"